隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化的普及,電子檔案逐漸成為單位檔案管理的重要形式,而做好傳統(tǒng)檔案向檔案電子化的過渡,完善電子檔案的管理,也已成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。

首先來介紹一下什么是檔案電子化，主要有一下三種形式：
1.存儲介質(zhì)的電子化

傳統(tǒng)文書檔案(包括公文、資料、圖表、照片、錄音、錄像等),基本上以紙張、照片、磁帶、光盤等形式存儲。占用空間較大,且易受到外界環(huán)境改變而損壞或失效,導(dǎo)致檔案信息丟失。如果實(shí)施了檔案管理電子化,所有的檔案信息以編譯過的代碼存儲在服務(wù)器上,只占用一臺服務(wù)器的空間且數(shù)據(jù)可以隨時(shí)備份和轉(zhuǎn)移,基本不會損壞和丟失。

2.存儲方式的電子化

即在服務(wù)器上搭建一個(gè)虛擬的“檔案室”。例如基本的FTP文件管理系統(tǒng),就實(shí)現(xiàn)簡單的電子文件分類歸檔。而完整的檔案管理電子化系統(tǒng),則要求按照檔案信息的類別和各自不同的屬性,以對應(yīng)的規(guī)則上傳到服務(wù)器中。

3.檢索方式的電子化

要求相關(guān)人員有了查閱檔案的需求之后,能夠通過檔案管理系統(tǒng)自主連接服務(wù)器,方便快捷地檢索到對應(yīng)的電子文件,然后瀏覽、下載、打印或傳輸,從而完成對所需檔案信息的請求。  

“上面千條線，下面一根針”是紛繁復(fù)雜的基層工作的寫照，“表”哥、“表”叔的戲稱更反映了基層人員填報(bào)各種表格的無奈。基層衛(wèi)生人員承擔(dān)基本醫(yī)療、基本公共衛(wèi)生服務(wù)、家庭醫(yī)生簽約服務(wù)、健康脫貧等工作，這些工作既相互獨(dú)立又有密切聯(lián)系，只有統(tǒng)籌好才能事半功倍。推行居民健康檔案電子化，同步取消紙質(zhì)健康檔案，被認(rèn)為是切實(shí)為基層衛(wèi)生人員減負(fù)的一劑良方。

對此，基層衛(wèi)生人員無不拍手稱快——終于要從浩瀚的紙質(zhì)檔案中解放出來了。紙質(zhì)健康檔案消耗了大量人力物力，利用率不高。如果不向居民開放，缺少社會監(jiān)督，一些數(shù)據(jù)還存在失真現(xiàn)象。但是，取消紙質(zhì)檔案并不意味著原來的檔案不管做得好壞、真假，都可以一筆勾銷了；也不能認(rèn)為居民健康檔案電子化，工作就一定變得簡單了。

要穩(wěn)妥走好居民健康檔案電子化這一步，首先要妥善保管原有紙質(zhì)健康檔案，以備查閱；其次，信息系統(tǒng)的完善是取消紙質(zhì)檔案的先決條件，要做好居民電子健康檔案備份，確保數(shù)據(jù)安全；后面，居民健康檔案電子化后還要向社會開放，各基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要開展居民健康檔案“回頭看”，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)真實(shí)有效。

為基層衛(wèi)生人員減負(fù)，僅靠取消紙質(zhì)檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。衛(wèi)生計(jì)生行政部門應(yīng)將基本公共衛(wèi)生服務(wù)、家庭醫(yī)生簽約服務(wù)、健康扶貧等工作統(tǒng)籌考慮，科學(xué)設(shè)計(jì)服務(wù)內(nèi)容、表格等，不再出現(xiàn)隨訪一次，居民健康檔案要寫上、家庭醫(yī)生簽約服務(wù)手冊要填好、健康扶貧工作日志要記全、健康扶貧手冊要完善……之后還要補(bǔ)錄各種電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。要做好信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)隨訪一次，至多只填寫一次紙質(zhì)記錄的目標(biāo)。業(yè)務(wù)考核應(yīng)以電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)為主，考核服務(wù)成效，轉(zhuǎn)變基層工作指揮導(dǎo)向。

要從根本上解決問題，衛(wèi)生計(jì)生行政部門要深入基層，傾聽基層心聲，才能制定出接地氣的政策。為基層減輕不必要的工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，還要切實(shí)提高基層工作人員的福利待遇，這樣，才能讓基層引得進(jìn)人、留得住人，基層衛(wèi)生工作才能進(jìn)入良性循環(huán)。